2017/12/19

TeamSpiritで実現する働き方改革 vol.1　〜長時間労働を是正したい！編〜

2017年は文字通り「働き方改革元年」と言える年だったと言えるのではないでしょうか？

ただ、メディアで報じられる働き方改革の中身を見てみる限り、「ノー残業デイ」ができた、「夜8時に強制的に消灯」されるようになった、「時間単位年休」が導入されることになったなど、単発的な施策に終わっているような印象を受けます。

実際、改革の実現度に関してはどうでしょう？

「過去1年間で56%の企業で残業時間が減少」（東洋経済新報社調べ。12月18日発表）
56%の企業で残業時間が減少したことは、一定の成果があったようにも見えますが、一方で4割の企業が残業時間が増えたと回答していることから、人材の確保や生産性の向上は、引き続き大きな課題であると言えそうです。

「日本の有休消化率、2年連続最下位（30ヶ国中）」（エクスペディア調べ。12月11日発表）
・・・来年の調査では、最下位を脱出しましょう！

こうして見てみると、働き方改革はまだ始まったばかりであり、2018年も改革の手を緩めずに推進していくことが、企業経営者や人事・総務部門の大きなミッションとなるのではないかと思われます。

そこで、この一連のブログでは、みなさまの来年以降の働き方改革の一助となればと、TeamSpiritでできる働き方改革を改めて整理してみました。

Vol. 1では、働き方改革のなかでも多くの企業で最初に取り組まれている「長時間労働是正」を実現するための機能をまとめていますので、ぜひご覧ください！

Vol.1 目次

１．長時間労働是正　〜現状把握が最初の一歩
　・リアルタイムなレポート・ダッシュボードで、労働時間の実態を可視化
　・入退館乖離レポートで、隠れ残業対策を

２．コンプライアンス遵守も万全
　・労基法対応、３６協定もアラートで違反を見逃さない
　・勤務間インターバルが確認できるレポートも　

３．行動変革は意識改革から
　・残業の事前申請で全社の意識を高める
　・有給の消化促進で従業員満足度もアップ！

１．長時間労働是正　〜現状把握が最初の一歩

リアルタイムなレポート・ダッシュボードで、労働時間の実態を可視化

長時間労働を是正するために、午後8時にオフィスを消灯したり、PCの電源を強制的にシャットダウンしている、という話はよく聞きますね。こうした措置は、ダラダラ残業や付き合い残業といった本来不要な「労働時間」を削減するという点では、長時間労働に対する意識改革を含め、一定の効果があるかもしれません。

しかし、業務量の過多や人手不足に苦しんでいる企業の場合、こうした「強制的に仕事をできなくする」やり方では、長時間労働の本質的な課題解決にはならないでしょう。

根本的な課題解決のためには、まずは業務量や労働時間の実態を部署や社員毎に把握し、その上で、人員が不足している部署があれば人員を追加したり、同じ仕事に人より時間が掛かっている社員がいれば、研修やコーチングを通じて社員の能力のレベルアップを図るといった施策を行うことが必要となります。

TeamSpiritでは、月の途中でも、リアルタイムに労働時間や残業時間の実態が把握できるレポートやダッシュボードを無料で多数ご提供。社員の労働時間を把握するだけでなく、人事部やマネージャの方が課題を迅速に察知し、プロアクティブに対処できるようにするための仕組みを整えています。

入退館乖離レポートで、隠れ残業対策を

勤怠管理システムについてよく聞くお悩みのひとつに、「打刻情報と労働の実態が一致していない・・・」という声があります。

出勤時刻と退勤時刻の打刻を徹底して、レポートやダッシュボードでリアルタイムに残業時間を可視化しても、社員が退勤打刻した後に会社に残って仕事をしていては、仏作って魂入れずとなってしまいます。

そこで、TeamSpiritでは、オフィス（ビル）への入退館時刻を入退館管理システムから取り込み、出退勤時刻との乖離レポートを作成することで、いわゆる"隠れ残業"を無くす、といった取り組みも可能にしています。

下の例では、入退館時刻と出退勤時刻に15分超の乖離があった場合に必要以上の乖離があったとみなし、乖離理由を社員に登録してもらう仕組みとなっています。

（例）
・8:00に入館しているのに、9:00に出勤打刻している。
・18:16に退館しているのに、18:00に退勤打刻している。

下は、勤務表のイメージです。乖離があった日には、！マークが表示されます。

２．コンプライアンス遵守も万全

労基法対応、３６協定もアラートで違反を見逃さない

労働基準法等に準拠した勤怠管理や労務管理を行うことは、働き方改革以前の問題ですが、知らず知らずの内に、コンプライアンスを逸脱した管理をしてしまっている可能性もあります。

しかしTeamSpiritの勤怠管理システムは、社会保険労務士の監修の下に設計・開発されているので、コンプライアンスへの準拠が容易です。

たとえば、労働時間制であれば、固定労働時間制、変形労働時間制、フレックスタイム制など予め定められたメニューを選択することにより、設定すべき項目が自動で変ります。フレックスタイム制であれば、何時から何時までの時間帯でフレックスにするのかやコアタイムなどの登録が必要になります。

また、「残業警告の設定」を使うと、月間の残業時間が設定した時間を超過すると本人にアラートを表示し、36協定等へのコンプライアンスを確実にするといったサポート機能もあります（下図参照）。
また、別途設定を行うと上長へのメール通知も可能です。詳しくはこちらを御覧ください。

2018年には残業時間の上限、有給休暇の一定日数取得、フレックスタイム制の清算期間の見直しなど、働き方改革を推進するための法改正案が提出され、2019年4月からの施行が予定されていますが、TeamSpiritでは必要な対応を迅速に行っていきますのでユーザも安心です。

法令に先駆けて勤務間インターバル制に対応

2017年3月に政府がまとめた「働き方改革実行計画書」には、勤務間インターバル制度の導入も長時間労働是正のための対応案として含まれています。

勤務間インターバル制度とは、勤務終了から次の勤務開始までに一定時間の休息時間（インターバル）を設けることで、社員の睡眠時間を確保し、健康維持や生産性低下の防止が期待できます。現時点では努力義務にとどまり、違反した場合の罰則などはないようですが、今後多くの企業で導入が進むことが予想されます。

TeamSpiritでは、こうした流れにも目を配り、ユーザ企業が勤務間インターバル時間を設定し、それを違反した社員を把握するためのレポートを提供しています。

例えば、勤務間インターバルを「11時間」とした場合、午後11時に退勤した社員が翌日午前10時以前に出勤した場合は、勤務間インターバル違反となります。この違反の回数を計測して、月に5回以上違反のあった社員をリストアップし、上司や産業医などとの面談を行い、改善を促すといったことが可能になります。

【なるほどTeamSpirit】働く人の健康を守る切り札「勤務間インターバル」、TeamSpiritでの確認方法
https://www.teamspirit.co.jp/blog/staff/2017/02/Working-hours-interval.html

３．行動変革は意識改革から

残業の事前申請で全社の意識を高める

長時間労働を是正し、適切なワークライフバランスを実現させる上では、勤怠管理システムを使って、残業を事前申請制にすることも有効です。この方法は、単に残業を抑制するというだけでなく、残業する側と残業させる側（マネージャ）の意識を高め、効率よく仕事をしようというインセンティブが働くことが期待できます。

残業の事前申請制は習慣化するのが難しそう、というイメージをお持ちの方がいらっしゃるかもしれません。ですが、TeamSpiritの残業申請機能を使うと、残業申請が未申請・未承認のままでは働いた残業時間が勤務時間としてカウントされず、月末の勤務表の締めもできません。そのため、残業する場合には必ず申請をあげる習慣を徹底させることができます。

さらに、レポート機能を使って、事前に申請されずに事後に申請された残業申請の件数を人別や部門別にカウントし、注意を促すこともできます。

有給休暇の消化促進で従業員満足度もアップ！

最近の日本の働き方改革では、有給休暇の消化率が低いことが、長時間労働の一つの原因となり、ワークライフバランスを損ねている、という指摘の声もあがっています。たしかに「有給休暇の消化率促進」は、適切なワークライフバランス実現のための重要な施策のひとつです。

しかも、個人的には、残業時間の削減以上に、従業員満足という観点において効果が高いのではないかと思います！！

ただ、闇雲に「有休を取れ」と言われても、消化率はなかなか上がりません。

有休の消化率をあげる第一歩は、まず各自で自分の休暇情報を把握すること。あと何日有休があり、いつまでに取得しなければならないかを知っておけば、どのように仕事を調整するか計画を立てて有休を取ることができます。

ですが、驚くことに、日本で働く半分近くの人が、そもそも何日有給休暇が付与されているか知らないそうです！

みなさんは自分の有給休暇日数を知っていますか？

https://www.teamspirit.co.jp/blog/staff/2017/01/paid-vacation.html

その点、TeamSpiritを使えば、労働時間だけでなく、いつ何日間の有給休暇が付与され、いつどれだけ消化し、いつ何日の有給休暇取得の権利が失効するかが簡単に分かります。

"（チームスピリット）導入後、社員は"自分が働いた時間をすぐに把握できる" ようになりました。それだけでなく、いつ有給休暇を申請しているかとか、まだ有給が何日残っているから申請しようとか、まだ代休を取ってなかった、ということをきちんと自己管理できるようになったのだと感じます。"

　　　　　　　　　　　　------ エボニック・ジャパン株式会社　武内靜香様

以下は、社員が勤務表からいつでも参照できる「休暇情報」です。