TeamSpiritで実現する働き方改革 vol.2　〜柔軟な働き方、多様な働き方編〜

Vol1では、長時間労働を是正したい！編ということで、TeamSpiritを使って長時間労働をどのように是正していけるかを詳しくご紹介しました。

このVol2では、働き方の「多様化」と「柔軟化」にフォーカスしてみたいと思います。

つい先日、リクルートマネジメントソリューション社が働き方の多様化の実態について調査結果（『働き方改革』の推進に関する実態調査 2017 ）を発表しました。気になったのは、以下のような点です。

• 「フレックスタイム制」は約40%の企業で導入済み。更に17%の企業が導入を検討している。
• 13%の企業は、コアタイムのない「スーパー・フレックスタイム制」の導入を検討している。
• 3割強の企業が「在宅勤務」や「テレワーク」の制度やツールを導入済み。更に約3割の企業で、導入を検討している。

こうしてみると、柔軟な働き方や多様な働き方の実現に向けて、本当に多くの企業が動き出しているのがわかりますね。

ただ、調査によると、働き方の多様化や柔軟化の施策導入においては、大企業が先行しているとのこと。本当は、中小企業こそ、限られた人材で高い生産性を実現し、従業員満足度をあげて人材を確保していくために、働き方の多様化が必要とされているはずですが、なかなか難しいのが現状のようです。

ということで今回は、TeamSpiritで従来の固定的な働き方をどのように多様化、柔軟化できるかをご紹介しましょう。

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Vol 2目次

１．働く【時間】の多様化・柔軟化
　・フレックス対応、過不足レポートで自己管理も
　・時間単位年休で育児や介護と両立！
　・複数回の出退勤でも自動計算

２．働く【場所】の多様化・柔軟化
　・テレワーク成功のカギ１　クラウド勤怠管理なら導入も打刻も楽々
　・テレワーク成功のカギ２　chatterでちゃちゃっとコミュニケーション
　・テレワーク成功のカギ３　仕事の成果の共有

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１．働く【時間】の多様化・柔軟化

● フレックス対応、過不足レポートで自己管理も

フレックスタイム制度は、すでに多くの企業で導入されていますね。今後も、働き方改革の一貫で導入する企業がますます増えていきそうです。

しかも、最近では、「コアタイム」を無くしたスーパーフレックスタイム制（フルフレックス制）へ移行する企業も増えているとか。

サッポロビールの「働き方改革2020」
http://www.sapporobeer.jp/news_release/0000021783/index.html

もちろん、TeamSpiritにはフレックスタイム制が標準で用意されており、コアタイムをゼロにしてスーパーフレックスタイム制を導入することも可能です。

こうした時代の流れに合わせて素早く対応していけるのは、クラウドシステムならではの強みと言えますね。

こうして働く時間を柔軟に決定できるようになるということは、一方では、社員自身が自分の働く時間に100%責任を持つことでもあり、労働時間が不足していれば減給されるといったことにもなるため、社員の自己管理が大切になります。

とはいえ、会社としては労働時間をきちんと把握する必要がありますし、マネージャも部下のパフォーマンスが低ければ、どのように働いているか気になるものです。

そこで、TeamSpiritでは、各自の勤務時間の合計が所定労働時間に対して不足しているのか、超過しているのかを可視化したレポートを用意しています。月の半ばでも、社員自身や上長がリアルタイムかつ簡単に労働状況を確認できます。

下の図のように、社員の勤務表に所定労働時間に対する過不足時間が表示されます。

また、下図は上長や人事部門で所定労働時間の過不足をチェックできるレポートの例です。
（TeamSpiritではこのようなレポートのテンプレートが無料で用意されています。）

● 時間単位年休で育児や介護と両立！

従業員満足度を高める方法としてあげられることの多い有休の取得促進ですが、平成22年4月に施行された改正労働基準法で導入された時間単位年休（有休）も、働き方改革の中で注目を集めています。

上でご紹介したサッポロビールのプレスリリースでも、時間単位年休の導入が含まれていましたね。

時間単位年休は、1日単位の有給休暇と異なり、時間単位で有休が使えるため、とりわけ育児中の夫婦や親の介護をしながら働いている社員にとっては、仕事を継続しやすくなります。

ただし、時間単位の年次有給休暇の日数に一定の制限があったり、翌年への繰越に注意が必要であるなど、管理上の負荷が増えてしまうのがデメリットです。

TeamSpiritでは、時間単位年休を標準でサポートしているので、管理負荷を増やすことなく導入することが可能です。

こちらのブログで詳しくご紹介していますので、興味のある方は、ぜひご覧くださいね。

TeamSpirit 魂のブログ　〜働き方改革で注目される時間単位年休とは？
https://www.teamspirit.co.jp/blog/staff/2017/10/hourly-paid-leave.html

● 複数回の出退勤でも自動計算

また、子育てや介護をしている社員の働きやすさ実現のためにおすすめなのが、1日の中で何度でも出退勤打刻ができる機能です。TeamSpiritは、社員が1日の中で出退勤打刻を複数回行っても、きちんと勤務時間を計測し、勤務体系に則した残業計算（不足時間の計算）を行います。

この機能を利用すれば、例えば育児をしながらテレワークで働いている社員も、

・子供を保育園に送り届けて出勤打刻
・子供を保育園に迎えに行く時に退勤打刻
・子供を昼寝させて出勤打刻
・子供が起きたら退勤打刻
　・・・

という感じで、出退勤を繰り返すことができます。時間単位年休には取得できる日数に限りがありますが、これなら有給休暇の日数を気にする必要もありません。

（CW1はチームスピリットにおける在宅勤務のコードネームです）

２．働く【場所】の多様化・柔軟化

「テレワーク制度」は、働き方の多様化というテーマの中で、もっとも注目を集めている制度ではないでしょうか？昨年7月には「テレワーク・デイ」という国民イベントも行われ、一気に関心が集まりました。

しかし、いざテレワークを導入しようとすると、企業の人事部門やマネージャは共通して以下の課題に直面するようです。

・勤怠管理をどうするか
・テレワーク社員とオフィス勤務社員のコミュニケーションをどうするか
・仕事の成果（進捗）をどう測るか

勤怠管理、コミュニケーション、そして成果管理。この３つの課題をそれぞれ見ていきましょう。

✔︎ テレワーク成功のカギ１　クラウド勤怠管理なら導入も打刻も楽々

まずは勤怠管理ですが、オフィスに設置してあるICカードリーダーや、オフィスの入退館管理システムの時刻を利用して出退勤の打刻を行なっている場合、テレワーク社員の勤怠管理をどうするかが、最初に上がってくる課題です。

また、これまで出退勤を申告制にしていた会社も、テレワークを導入する際には客観的な勤怠のデータを取得したいと考えるケースが多いようです。

そのような場合に役に立つのが、クラウド勤怠管理システムです。クラウドシステムならば、インターネットさえあれば、場所やデバイスによらず、出退勤の打刻や休暇や残業の申請が可能です。

特にTeamSpiritの勤怠管理システムは、ブラウザでボタンをクリックするだけで打刻が完了するので、パソコン操作が不慣れな社員でも簡単に打刻することができます。また、スマホによる打刻も可能です。

＜YouTube：１日の中でのTeamSpiritの使い方（3:00）＞

勤怠を管理するマネージャ側も、部下からの申請をインターネットに接続したパソコンやモバイル端末で承認できるので、承認業務が滞ることはありません。

✔︎ テレワーク成功のカギ２　chatterでちゃちゃっとコミュニケーション

テレワークは、働く場所と時間の柔軟性を高めるというポジティブな効果が見込める一方、コミュニケーションを図りにくくなるという課題もあります。

フォーマルなミーティングであれば、あらかじめ時間を設定してWEBミーティングを実施すればいいのでそれほど問題になりませんが、オフィスであれば軽く尋ねて解決できるようなことが、テレワークではできないといったことがあります。

実際、一定期間テレワークをやっていた私自身、こういった些細なコミュニケーションが、仕事をする上でどれだけ重要であるかということに気付かされました。

このコミュニケーションの問題を解決するのが、Chatterという社内SNSの標準機能です。

この機能、「大したことじゃないけど、ちょっと誰かに尋ねたい」といった際にはとても便利なんです。質問に気づいた他の誰かが応えてくれるなんてことも。

出勤の打刻時に、「おはようございます。今日は自宅で仕事します。」と、自分が在宅勤務をしていることを周りの仲間にリマインドすることもできます。

✔︎ テレワーク成功のカギ３　仕事の成果の共有

テレワーク最大の課題とも言えるのが、「仕事の成果や進捗をどう測るか」という問題ではないでしょうか。特に、初めて部下がテレワークを始める際には、マネージャとしては「本当にちゃんと仕事をしているのか？」「やるべき仕事は進んでいるのか？」と不安になるはず。

（まあ考えてみれば、同じオフィスで仕事をしていても、部下が仕事に集中できているとは限りませんが・・・）

やはりテレワーク（スーパーフレックスタイム制も同様ですが）をうまく機能させるためには、社員自身がしっかりした「規律（ディシプリン）」を持って仕事をすることが非常に大切です。

働く場所や時間の自由を与えられる裏返しとして、社員は高い規律を示す必要があります。テレワークがうまく機能して、お互いの信頼関係が築けるまでは、なおさらですね。

そこで、その「規律」部分のサポートとしてぜひ使っていただきたいのがTeamSpiritの「タイムレポート」機能です。

テレワークをした社員は1日の終わりに、自分が行った仕事の種類（プロジェクトなど）毎に工数実績を登録。この時、わざわざ工数別に時間を計算しなくても、スライドバーで分量を調節するだけで、自動的に勤務時間を考慮して時間を登録できます。退社時には日報（作業内容）を書いてマネージャに送信すれば、業務内容や進捗の報告も完了です。

たとえシンプルなものでも、日報を提出する必要があるとなれば、中途半端な仕事はできませんよね。

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さて、ここまで、TeamSpiritで実現できる「柔軟な働き方、多様な働き方」について書いてきましたが、いかがでしたでしょうか。

働き方の多様化・柔軟化は、いま働いている人を働きやすくするだけではなく、育児や介護等のため、現行制度の下では働き続けられない女性や中高年労働者、高齢者の力も引き出すことができます。

これから労働力人口が確実に少なくなっていく日本にとっては、働き手を確保するための大変重要なテーマです。

また、これから就職する若い人たち、いわゆる"ミレニアム世代"は、今の40代や50代の世代より自由な働き方を好み、ワークライフバランスを重視すると言われているので、優秀な若い人材を確保するという意味でも、積極的な取り組みが求められるのではないでしょうか。

貴社の働き方の多様化・柔軟化を実現し、働く人の力を最大化するために、ぜひTeamSpiritをご活用いただければと思います！

製品デモをご希望の方は、下記よりご連絡ください。
（遠隔地のお客様にもWeb会議でデモを実施します。）